Kokoukset ja konferenssit korkeatasoisena palveluna
Kokoukset ja konferenssit -palvelumme skaalautuu nimensä mukaisesti rajatun osallistujajoukon kokouksista laajoihin kansainvälisiin konferensseihin. Olennaista asiakkaidemme kannalta on se, että me tuemme tapahtumien kulkua tapahtumapaikalla ja verkossa alusta loppuun.
Sujuvasti etenevän kokouksen ja konferenssin järjestäminen edellyttää tarkkaa suunnittelua. Kokouksia ja konferensseja varten suunniteltu ratkaisumme kattaa kaiken tapahtuman vastaavasta tuottajasta tarvittavaan kongressi-, esitys- ja striimaustekniikkaan.
Palvelumme on saumaton kokonaisuus
Kokoukset ja konferenssit ovat tapahtumia, joiden suunnittelussa osallistujakokemuksella on merkittävä rooli. Tämän olemme ottaneet huomioon palvelumme tietosuojauksessa ja osallistujien palvelussa.
Tapahtuma-aikataulu ohjaa suunnittelua
Tarkka ohjelma ja aikataulu ohjaavat kokousten ja konferenssien toteutusta: tähän vaikuttavat asiasisällön lisäksi puhujien ja esiintyjien aikataulut sekä läsnä olevan ja etäyleisön laadukkaan kokemuksen varmistaminen.
Nimikkotuottaja vastaa kokonaisuudesta
Jo tarjousvaiheessa varaamme tapahtumalle nimikkotuottajan. Hän tekee tarvekartoituksen, jossa selvitetään muun muassa kokouksen tai konferenssin tavoitteet, osallistujamäärä ja aikataulu. Lisäksi käsitellään tarkasti:
- järjestetäänkö hybridi- vai kokonaan virtuaalinen kokous tai konferenssi
- esiintyjien lukumäärä ja ovatko he mukana paikalla vai etänä
- mitä sisältöjä on tarkoitus esittää
- kutsu-, ilmoittautumis- ja rekisteröitymisprosessi
- miten osallistujat voivat osallistua tapahtumaan, mitä heiltä odotetaan
- tapahtumatilaa ja striimausta varten tarvittava tekninen kokonaisuus, ml. kongressitekniikka
Tehtävät ennen tapahtumaa
Asiakas voi huolehtia kutsu- ja ilmoittautumis- sekä rekisteröitymisprosessista itse tai me teemme sen puolestasi. Etäosallistujat pääsevät liittymään tapahtumaan turvallisesti Stremian Mediaserver-lähetyslustan kautta lähetettävän suojatun linkin avulla. Tapahtumaa varten et tarvitse erillisiä lisenssejä, sillä palvelu toteutetaan verkkoselaimen kautta.
Huipputason tekniikkaamme varmistaa laadukkaan tapahtuman
Kokous- ja konferenssivieraat odottavat tapahtuman etenevän sujuvasti ja täysin häiriöttömästi. Tarjoamme asiakkaillemme kaiken tarvittavan tekniikan kokouksiin ja konferensseihin niin tapahtumatilaan kuin striimaukseen. Hyödynnämme tilassa valmiina olevaa tekniikkaa aina kun se on mahdollista. Ehdotamme tarvittaessa myös parannuksia ja tarjoamme käyttöön Stremian omaa tapahtumatekniikkaa.
Parasta kaikessa!
Kaikki on ollut äärimmäisen ammattimaista tarjouspyynnöstä toteutukseen ja jälkimarkkinointiin asti. Jos itse on vähän epävarma, että mitä tapahtuu tai jonkun videon näkyvyys arveluttaa, heidän rauhoittava viestinsä on aina heti, että ”kaikki onnistuu, laitetaan toimimaan”.
Annukka Seppä, viestintäpäällikkö, Steripolar Oy
Etänä ja läsnä olevat osallistujat mukaan keskusteluun
Osallistujilla on oltava helppo, luvatun mukainen mahdollisuus vaikuttaa päätöksiin, äänestää ja esittää kysymyksiä, olivatpa he läsnä tapahtumassa tai verkon äärellä etänä. Luonnollisia vaihtoehtoja vuorovaikutukseen ja osallistumiseen ovat muun muassa chat-taulu ja digitaaliset äänestykset. Kokouksen aikana pidämme huolen, että kaikilla on käytössään selkeät ohjeet näiden käyttämiseen. Palvelun toteutamme luotettavan Mediaserver-julkaisujärjestelmän avulla.
Stremian tiimi tapahtumassa mukana
Ennen tapahtuman alkua huolehdimme siitä, että kaikki puhujat ja panelistit saavat hyvän opastuksen tapahtuman kulusta ja heitä koskevista teknisistä ratkaisuista.
Tapahtuman aikana nimikkotuottaja on järjestäjän tukena – etänä tai läsnä – koko ajan.
Teknikkomme huolehtivat tapahtuman etenemisestä, sovitusta esitystekniikasta ja striimauksesta. He huolehtivat mahdollisten äänestysten ja kyselyjen toteutumisesta, kameroista, kuva- ja videoinserttien syöttämisestä sekä yhteyksistä erillisille lähetyspaikoille.
Tapahtuman jälkeen
Tapahtuman jälkeen kokous- ja konferenssitallenteet editoidaan ja tekstitetään sovitun mukaisesti. Toimitamme tallenteen asiakkaalle, tallenteen täydet käyttöoikeudet ovat asiakkaalla.
Sovimme etukäteen asiakkaan kanssa, miten keräämme statistiikkaa osallistumisaktiivisuudesta sekä palautetta itse tapahtumasta. Järjestämme asiakkaan kanssa yhteisen kehityspalaverin, jolloin sovimme yhteisesti mahdollisista muutoksista seuraavissa kokouksissa.
Saavutettavuuspalvelut ovat osa ratkaisua
Suoraan lähetykseen tai lähetyksestä tehtävään tallenteeseen voidaan lisätä tekstitys. Suorassa lähetyksessä tekstitys tapahtuu tekoälyä hyödyntäen. Tallenteen tekstityksen tekee ammattitekstittäjä, jolloin se vastaa saavutettavuusdirektiivin vaatimuksia.
Tarjoamme tapahtumiin myös simultaanitulkkaustekniikkaa. Läsnä olevat henkilöt kuuntelevat tulkattua puhetta erillisillä kuulokkeilla. Striimattavassa lähetyksessä katsoja voi vaihtaa itse haluamansa kielen striimilinkissä.
Lue lisää saavutettavuuspalveluistamme.
Ota yhteyttä
Tehdään yhdessä jotain hienoa, jotain mikä herättää yleisösi huomion! Meihin on helppo ottaa yhteyttä – oli asiasi iso tai pieni. Voit kysyä lisää palveluistamme - ja ideoidaan sitten yhdessä sinulle parhaiten soveltuva ratkaisu.
Tilaa uutiskirjeemme!
Tarjoamme sinulle tietoa ja kokemuksia tapahtumien järjestämisestä.