Tuottajan vinkki työyhteisöviestintään -artikkeleissamme on tarjolla ideoita sisäisen viestinnän kehittämiseen. Olepa hyvä, nyt puhutaan viestinnän suunnittelusta. Siksi tässä vinkissä lähestymme ”sinun työpöytääsi” ja sitä, mitä me olemme oppineet asiakkailtamme viestintätapahtuman suunnitteluvaiheessa.
Nimikkotuottaja on yhteyshenkilö sinun ja meidän tuotantotiimimme välillä: hän perehtyy organisaation viestintätarpeisiin, kulttuuriin sekä tapahtumatiloihin ja -tekniikkaan. Nimikkotuottajasi voisi olla Janette Maukonen, joka tällä kertaa tuo Tuottajan vinkin viestikapulan sinulle:
Työyhteisöviestinnässä suunnitelmallisuus kantaa pitkälle
Eli heti kärkeen ehdottaisin, että tee suunnittelutyötä 1–3 viestintätapahtumaa silmällä pitäen. Kun lähdet liikkeelle 1-tapahtumasta ja sen avainkohdista, niin pian huomaat, että ajatus useamman tapahtuman jaksotuksesta antaa mahdollisuuden porrastaa suunnitteluakin. Tämä kuin paineita helpottava lupaus itsellesi!
Bonusta! Kun ensimmäinen kerta on takana, niin seuraavaa tapahtumaa varten sinulla onkin itselläsi jo uusia ideoita, jotka myös rikastuvat saamasi yleisöpalautteen avulla. Tapahtumat ovat jatkuvalla kehityskaarella. Näin toimimalla voit myös ääneen luvata yhteisöllesi, että vuoropuhelu jatkuu ja vahvistuu, yhdessä opitte lisää. Ihania kohtaamisia luvassa!
Unelma tapahtumasta
Nyt lainaan Jarkko Laaksosta: ”Rohkaisen asiakasta unelmoimaan vapaasti, se avaa usein tien parhaisiin ratkaisuihin.”
Liikkeelle lähtiessä kannattaakin heittäytyä, sillä sinullahan on viestinnällinen kultajyvä kädessäsi! Tässä vaiheessa asiakkaitamme on usein auttanut meidän ”tarvekyselymme”, joka alkaa viestinnän peruskysymyksillä. Tämän ympärille voidaan luoda erilaisia ratkaisumalleja.
- Mitä halutaan viestiä? Mikä on ensimmäisen tapahtuman pääviesti?
- Mitä sisältöjä pitäisi olisi mukana?
- Kuinka kauan tapahtuma saa kestää?
- Millaisella aikajanalla tapahtuma voisi toistua?
- Kuinka monta esiintyjää pitää tai voi olla? Entä kuka olisi juontaja?
- Roolitus
- Millainen tyylilaji soveltuisi aiheeseen ja kohdeyleisölle parhaiten?
”Henkilöstöviestinnän johtotähtenä on se, että kaikki ovat koko ajan tiedon äärellä, tieto on ajantasaista ja se tarjoillaan kivalla tavalla, monipuolisesti ja moniäänisesti.”
Minna Koch, viestintäpäällikkö Veikkaus – katso asiakastarina tästä, ole hyvä!
Käsikirjoitus tekee tilaisuudesta tapahtuman
Käsikirjoitusvaihe tiivistää tapahtuman lopulliseen muotoon: tapahtumamuodon ja -tyylin, esiintyjien roolit ja tehtävät, puheenvuorojen ensi sisällöt, esitysaineistot ja -paikat sekä teknisen toteutuksen – itse asiassa, käymme nämä yhdessä kellontarkasti läpi.
”Tärkeä oppi on ollut katsojan näkökulman huomioiminen – se, että mietitään, millaista sisältöä tarjotaan ja miten helppoa se on omaksua. Kun meidän ei tarvitse miettiä tekniikkaa, olemme voineet kehittää sisältöä.”
Annukka Seppä, viestintäpäällikkö, Steripolar Oy – katso asiakastarina tästä, ole hyvä!
Aineistotuotanto – aikataulukriisi!?
Ennen tapahtumaa nimikkotuottajanasi en tunne sanaa kriisi. Eikä sitä kyllä tapahtumassakaan sanota, sillä tapahtumat ovat meidän satavarmaa osaamistamme.
Aineisto on kuin kokonaisuus, jossa puhuttu viestintä ja vuorovaikutus ovat johtava lanka. Tueksi tarvitaan yllättävän vähän etukäteen tehtyä esitettävää aineistoa, jos lähtökohtaisesti luotetaan puhujiin, yrityksen asiantuntijoihin ja juontajan rooliin.
- Tiesitkö, että voimme tarjota sinulle apua myös aineistotuotantoon, olipa kyseessä sisällöllinen suunnittelu tai teknisempi videoinsertin toteutus tai valmiiden videoiden liittäminen mukaan.
- Tai että voimme tehdä ns. kenttälähetyksiä yrityksen eri toimipisteistä ja liittää nämä päälähetykseen?
- Varsin tuttua meille on lähetyksissä käytettävien kyselyjen etukäteen laatiminen saamamme alustavan kyselylistan mukaan.
- Eivätkä ne PPT-sivutkaan ole esityskiellossa, joskin niillekin löytyy vaihtoehtoja, joita voimme pohtia yhdessä!
”Suorissa lähetyksissä sisällön on oltava viimeisintä tietoa vaikkapa talouslukujen osalta. Se tarkoittaa sitä, että moni asia valmistuu vasta juuri ennen lähetystä. Tämäkään ei ole ollut ongelma.”
Minna Koch, viestintäpäällikkö, Veikkaus – katso asiakastarina tästä, ole hyvä!
Tsemppaa puhujia, sparraa, tehkää UKK-lista
Tiedän jo, että olet organisaatiossasi viestinnän ammattilaisena puhutun viestinnän tukipylväs: rakenna puhujien kanssa esiintymisvalmiutta ja rentoutta. Käsitelkää asiasisältöä etukäteen, miettikää, mitkä voivat olla avaavia, usein kysyttyjä kysymyksiä. Näin asiantuntijoillasi kasvaa varmuus vastata yleisöltä tuleviin yllättäviinkin kysymyksiin. Vuoropuhelu herää!
Käsikirjoituksesta, sovituista puhujista ja aineistosta – kaikesta on huolehdittu. Ehkä tärkein vinkkini tässä kohtaa on, että päivää paria ennen tilaisuutta varmistat , että puhujat ja tilaisuuden juontaja ovat ääni kirkkaana ja terveenä mukana.
Tapahtuman voit suunnitella, mutta tunnelma syntyy
Niin, suunnittelusta syntyy sinulle, esiintyjille ja osallistujille hyvä tunnelma: sisältö, ajoitus, sujuva toteutus, aito keskustelu osallistujien kanssa – kaikki tämä synnyttää reaktioita ja tunteita. Annetaan niille tilaa ja näkyvyyttä – me uskomme kanssasi inhimillisen viestinnän voimaan!
Lämpimästi kaikkia teitä viestinnän tekijöitä tervehtien
Janette
janette@stremia.fi tai p. 044 986 1965
Tuottajan vinkki työyhteisöviestintään -sarja
- Tuottajan vinkki nro 1: Kuuluuko kaikkien ääni työyhteisöviestinnässä?
- Tuottajan vinkki nro 2: Onko striimaus hankalaa tai kallista sisäisessä viestinnässä – vai sittenkin ihmisiä hyvin palveleva panostus?
- Tuottajan vinkki nro 3: Tartu viestintähetkeen kuin kultajyvään!
- Tuottajan vinkki, nro 4: Striimattu työyhteisöviestintä herättää tunteita
- Tuottajan vinkki -sarjan esittelyssä Janette ja Roope: Striimattava työyhteisöviestintä
Lisäluettavaa:
- Tutustu ihaniin referensseihimme: Asiakastarinat – kokemuksia yhteistyöstä | Stremia
Striimauspalvelut tapahtumiin – tuottajamme auttavat sinua aina!
Tuottajat suunnittelevat kokonaan virtuaalisia – sekä hybriditapahtumia, näihin liittyvää tekniikkaa ja toteutusta ja he ovat asiakkaansa tukena tapahtumien aikana. He pitävät huolen siitä, että esiintyjät ja yleisö ovat ajan tasalla tapahtumissa ja voivat osallistua niihin mutkattomasti ja turvallisesti.
Tutustu myös konseptoituun työyhteisöviestinnän palvelupakettiimme: Työyhteisöviestintä verkossa – tavoita koko henkilöstö helposti