Webinaari studiosta vai omista tiloista? Milloin studio kannattaa

Webinaarin voi tuottaa omista tiloista, tapahtumapaikalta tai studiosta. Nyrkkisääntö: kun lähetyksen on pakko onnistua, esiintyjiä on useita tai haluat ohjelmallisen, tv-tasoisen ilmeen, studio on oikea valinta. Kun tilaisuus on pieni ja epämuodollinen, omat tilat riittävät hyvin. Tämä opas auttaa valitsemaan.

Kolme tapaa tuottaa webinaari

• Omat tilat – neuvotteluhuone tai työpiste: nopea ja edullinen, mutta tekniikka rakennetaan ja puretaan joka kerta, ja tilan akustiikka sekä valaistus ovat mitä ovat.
• Tapahtumapaikka – luonteva valinta, kun paikalla on myös yleisöä eli kyse on hybriditapahtumasta.
• Studio – lähetyskäyttöön rakennettu tila, jossa kamerat, äänet, valot ja yhteydet ovat pysyvästi valmiina ja tekninen tiimi hoitaa lähetyksen.

Vertailu: omat tilat, tapahtumapaikka ja studio

Milloin studio on oikea valinta

• Lähetyksen on pakko onnistua. Tulosjulkistus, yhtiökokous, iso asiakaswebinaari – epäonnistumisen hinta on suurempi kuin tuotannon.
• Esiintyjiä on useita. Paneeli tai monen puhujan ohjelma vaatii mikityksen, kuvamiksauksen ja tilan, johon kaikki mahtuvat – studiossa lavalle mahtuu kuusi esiintyjää kerralla.
• Haluat ohjelmallisen ilmeen. Monikameratuotanto, grafiikat, insertit ja juonnettu rakenne syntyvät studiossa – lähetys näyttää tv-ohjelmalta, ei palaverilta.
• Teet webinaareja sarjana. Toistuva konsepti hioutuu studiossa rutiiniksi: sama tiimi, sama tekniikka, tasainen laatu joka jaksossa.
• Omista tiloista puuttuu rauha. Kaikuva neukkari, vaihteleva valaistus ja käytävän äänet näkyvät ja kuuluvat lähetyksessä.
• Koko yleisö on etänä. Kun salillista yleisöä ei tarvita, tapahtumapaikan vuokra ei tuo lisäarvoa – studio palvelee etäyleisöä paremmin.

Milloin omat tilat riittävät

Sisäiset viikkoinfot, pienet koulutukset ja epämuodolliset tilaisuudet onnistuvat hyvin omista tiloista, kun ääni on kunnossa ja yhteys vakaa. Kevyen kokoonpanon ohjeet kokosimme oppaaseen webinaarin tekniikka ja laitteet. Jos tilaisuus kasvaa tai panokset nousevat, siirtymä studioon on helppo tehdä myöhemmin.

Mitä studio muuttaa käytännössä

Suurin ero ei ole laitteissa vaan varmuudessa. Studiossa tekniikka on pysyvästi paikoillaan ja testattu – esiintyjät kävelevät sisään, ja tunnin päästä ollaan lähetyksessä. Läpimeno harjoitellaan rauhassa, ja itse lähetyspäivänä kukaan ei enää säädä kaapeleita. Toteutamme omassa Helsingin studiossamme vuosittain yli 200 suoraa lähetystä, joten myös yllätykset on nähty ja niihin on varauduttu.

Esiintyjälle studio näkyy tukena: prompteri ja tukinäytöt, maskeeraus ja lämpiö tekevät esiintymisestä helpompaa. Katso studion tilat ja tekniikka.

Kustannusnäkökulma

Omat tilat ovat halvin vaihtoehto käteismenoiltaan – mutta laske mukaan oman tiimin työaika pystytykseen, testaamiseen ja ongelmien ratkomiseen sekä epäonnistumisen riski. Studiotuotannon hinta on ennakoitava ja sisältää tekniikan lisäksi henkilöstön: ohjaajan, kuvamiksauksen ja äänet. Vertailu kannattaa tehdä kokonaiskustannuksella, ei pelkällä tilavuokralla.

Tarkistuslista valintaan

1. Kuinka suuri vahinko epäonnistunut lähetys olisi – harmi vai katastrofi?
2. Montako esiintyjää on yhtä aikaa äänessä?
3. Riittääkö ”palaverin näköinen” lähetys, vai tarvitaanko ohjelmallista ilmettä?
4. Toistuuko webinaari säännöllisesti?
5. Onko käytössä rauhallinen, hyvä-ääninen tila ja vakaa yhteys?
6. Paljonko oman tiimin aikaa tekniikka saa viedä?

Jos vastasit kahteen tai useampaan kohtaan studion suuntaan, kannattaa vähintään pyytää tarjous ja vertailla kokonaiskustannuksia.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin webinaari kannattaa tehdä studiossa?

Kun lähetyksen on pakko onnistua, esiintyjiä on useita, haluat tv-tasoisen ohjelmallisen ilmeen tai teet webinaareja toistuvana sarjana. Studio poistaa suurimmat tekniset riskit ja vapauttaa tiimisi sisältöön.

Onko studio aina kalliimpi kuin omissa tiloissa tehty webinaari?

Käteismenoiltaan yleensä kyllä, mutta kokonaiskustannus voi kääntyä toisin päin, kun mukaan lasketaan oman tiimin työaika, laitehankinnat ja epäonnistumisen riski.

Voiko etäesiintyjä osallistua studiolähetykseen?

Voi – etäpuhujat liitetään lähetykseen esimerkiksi Teams-, Zoom- tai Webex-yhteydellä, ja studion ohjaamo miksaa heidät osaksi ohjelmaa.

Kuinka paljon aikaa studiopäivä vaatii esiintyjiltä?

Tyypillisesti paikalle tullaan noin tunti ennen lähetystä: aikaa jää ääni- ja kuvatarkistuksiin, läpimenoon ja maskeeraukseen ilman kiirettä.

Mistä tiedän, onko studio hyvä?

Pyydä referenssit ja katso oikeita toteutuksia, kysy kuinka aktiivisessa käytössä studio on ja käy paikan päällä. Kokosimme vinkit erilliseen artikkeliin studion valinnasta.

Lue seuraavaksi: Näin valitset studion webinaarille · Webinaarin järjestäminen · Webinaarin tekniikka ja laitteet