Mikä on webinaari? Kattava opas

Webinaari on verkossa järjestettävä seminaari tai esitys, johon yleisö osallistuu omalta laitteeltaan – tyypillisesti selaimella, ilman erillisiä ohjelmia. Webinaarissa on yleensä yksi tai useampi puhuja, ja yleisö osallistuu chatin, kysymysten ja äänestysten kautta. Sana tulee englannin sanoista web ja seminar.

Webinaarin määritelmä

Webinaari on reaaliaikainen verkkolähetys, jossa asiantuntija tai juontaja esittää sisältöä etäyleisölle. Toisin kuin tavallisessa videossa, webinaarissa on vuorovaikutus: osallistujat voivat kysyä, kommentoida ja vastata kyselyihin lähetyksen aikana. Webinaari voidaan myös tallentaa, jolloin se palvelee yleisöä vielä pitkään lähetyksen jälkeen.

Webinaari eroaa videopalaverista (kuten tavallisesta Teams- tai Zoom-kokouksesta) siinä, että rooleja on kaksi: esiintyjät näkyvät ja kuuluvat, yleisö osallistuu hallitusti chatin ja kysymysten kautta. Siksi webinaari skaalautuu – osallistujia voi olla kymmeniä tai tuhansia ilman, että lähetys muuttuu kaoottiseksi.

Miten webinaari toimii käytännössä

1. Järjestäjä valitsee ajankohdan, aiheen ja webinaarialustan, jolle osallistujat kutsutaan.
2. Osallistujat ilmoittautuvat ja saavat osallistumislinkin sähköpostiinsa.
3. Lähetyspäivänä puhujat esiintyvät kameralle – omasta työhuoneesta, neuvotteluhuoneesta tai studiosta.
4. Kuva ja ääni välitetään alustan kautta osallistujien selaimiin reaaliajassa.
5. Yleisö osallistuu chatilla, kysymyksillä ja äänestyksillä.
6. Lähetyksen jälkeen tallenne ja statistiikka jäävät järjestäjän käyttöön.

Osallistujalle webinaari on helppo: parhaimmillaan riittää, että klikkaa linkkiä ja lähetys aukeaa selaimessa. Katso tarkemmat ohjeet oppaastamme webinaariin osallistuminen.

Webinaarien tyypit ja käyttökohteet

Verkkokoulutus

Koulutuswebinaarissa asiantuntija opettaa – usein sarjana. Koulutukset ovat webinaarien yleisimpiä käyttökohteita, koska tallenne moninkertaistaa yhden koulutuksen arvon. Lue lisää verkkokoulutuspalveluistamme.

Tiedotustilaisuudet ja tulosjulkistukset

Pörssiyhtiöt, julkishallinto ja järjestöt käyttävät webinaareja tiedotteiden, tulosten ja päätösten avaamiseen suurelle yleisölle. Luotettavuus korostuu: lähetyksen on onnistuttava kerralla. Katso yhtiökokousten ja sijoittajaviestinnän palvelumme.

Työyhteisöviestintä

Sisäiset infot, johdon katsaukset ja henkilöstötilaisuudet tavoittavat hajautuneen organisaation webinaarina paremmin kuin yksikään sähköposti. Lue lisää työyhteisöviestinnän ratkaisuista.

Markkinointiwebinaarit

Asiantuntijasisältö kerää liidejä: ilmoittautumislomake kertoo, kuka aiheesta on kiinnostunut, ja tallenne jatkaa työtä julkaisun jälkeen.

Webinaari, webcast, hybridi vai virtuaalitapahtuma?

• Webinaari – informatiivinen verkkolähetys, johon yleisö osallistuu etänä.
• Webcast – webinaarin ammattimaisempi sukulainen: tv-tasoinen, usein studiosta tehtävä lähetys suurelle yleisölle.
• Hybriditapahtuma – yleisöä sekä paikan päällä että verkossa. Katso hybriditapahtumat.
• Virtuaalitapahtuma – koko tapahtuma esiintyjineen ja yleisöineen verkossa. Katso virtuaalitapahtumat.

Pohditko webinaarin ja perinteisen seminaarin välillä? Vertailimme formaatit oppaassa webinaari vs. seminaari.

Millainen on hyvä webinaari

• Ääni edellä. Yleisö antaa anteeksi vaatimattoman kuvan, mutta ei huonoa ääntä.
• Tiivis kesto. Useimmille aiheille 30–60 minuuttia riittää; pidemmissä tarvitaan rytmitystä ja taukoja.
• Vuorovaikutus alusta asti. Chat auki, kysymyksiin vastataan, äänestykset aktivoivat.
• Harjoiteltu läpimeno. Tekniikka ja puheenvuorot testataan ennen lähetystä – lähetyspäivänä ei enää harjoitella.
• Selkeä jatko. Tallenne, materiaalit ja yhteydenottotapa kerrotaan lopussa.

Mitä webinaarin järjestäminen vaatii

Onnistunut webinaari syntyy neljästä osasta: sisällöstä (aihe, käsikirjoitus, esiintyjät), tekniikasta (kuva, ääni, verkkoyhteys), alustasta (ilmoittautuminen, lähetys, chat ja tallenne) sekä viestinnästä (kutsu, muistutukset ja jälkihoito). Yksinkertaisen webinaarin voi tehdä itse; kun panokset kasvavat, kumppani ja studio poistavat riskit.

Kokosimme koko prosessin vaihe vaiheelta oppaaseen webinaarin järjestäminen. Tekniikan vaatimukset löydät oppaasta webinaarin tekniikka ja laitteet.

Sanasto

• Striimaus – videon ja äänen lähettäminen verkon yli reaaliajassa. Katso mitä tarkoittaa striimaus.
• Webinaarialusta – palvelu, jonka kautta lähetys, ilmoittautuminen ja vuorovaikutus hoituvat. Katso Stremian webinaarialusta.
• Lähetyssivu – sivu, jolla osallistuja katsoo lähetystä ja osallistuu chattiin.
• Tallenne – lähetyksestä jäävä video, joka voidaan tekstittää ja jakaa.
• Läpimeno – harjoitus, jossa ohjelma ja tekniikka käydään läpi ennen lähetystä.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka pitkä webinaarin kannattaa olla?

Useimmiten 30–60 minuuttia: napakka esitys ja aikaa kysymyksille. Koulutuksissa ja isoissa tilaisuuksissa kesto voi olla pidempi, kunhan ohjelma on rytmitetty ja tauot suunniteltu.

Tarvitseeko osallistuja ohjelmia tai tunnuksia?

Ei välttämättä. Selainpohjaisilla alustoilla – kuten Stremian webinaarialustalla – osallistuja avaa vain linkin selaimessa. Tarvittaessa käyttöön saadaan myös kirjautuminen tai vahva tunnistautuminen.

Voiko webinaarin tallentaa?

Kyllä, ja lähes aina kannattaa: tallenne palvelee niitä, jotka eivät päässeet paikalle, ja sisältö jää organisaation käyttöön. Tallenteeseen voidaan lisätä tekstitys ja aikakoodilinkit.

Montako osallistujaa webinaariin mahtuu?

Webinaari skaalautuu kymmenistä tuhansiin osallistujiin – yleisömäärä ei ole käytännössä rajoite, kunhan alusta ja lähetystekniikka on mitoitettu oikein.

Mitä webinaarin järjestäminen maksaa?

Hinta riippuu toteutuksesta: itse tehty webinaari maksaa lähinnä työaikaa, ammattimaisesti tuotettu studiolähetys hinnoitellaan tuotannon laajuuden mukaan. Pyydä tarjous omasta tilaisuudestasi, niin saat tarkan hinnan.

Lue seuraavaksi: Webinaarin järjestäminen – opas · Webinaari vs. seminaari · Mitä tarkoittaa striimaus?