Striimauspalvelun kilpailutus – ostajan opas ja muistilista tarjouspyyntöön

Striimauspalvelun kilpailutus onnistuu, kun tarjouspyyntö kuvaa tarpeen konkreettisesti: montako kameraa ja mikrofonia, tuleeko etäpuheenvuoroja, minne lähetys julkaistaan ja mitä tallenteelta vaaditaan. Tämä opas antaa ostajalle muistilistan, esimerkkitoimeksiannon ja vertailuvinkit – samat asiat, joita suurten kaupunkien tarjouspyynnöissä jo kysytään.

1. Määrittele tarve konkreettisesti

Paras tarjouspyyntö ei pyydä ”striimauspalvelua” vaan kuvaa tilaisuuden: millainen tapahtuma, missä tilassa, montako esiintyjää ja millainen yleisö. Kolme peruskysymystä ratkaisee lähes kaiken:

• Yksikamera- vai monikameratuotanto? Yhden puhujan luento onnistuu yhdellä kameralla; seminaari, paneeli tai lavaohjelma vaatii monikameratuotannon, jossa kuva vaihtelee ja lähetys pysyy elävänä.
• Onko yleisöä paikan päällä? Jos on, kyse on hybriditapahtumasta ja tarjouspyyntöön kuuluvat myös salin äänentoisto ja näytöt. Jos koko yleisö on etänä, harkitse studiototeutusta.
• Minne lähetys julkaistaan? Oma YouTube-kanava (palveluntarjoajalle jaetaan lähetysoikeudet), organisaation oma julkaisujärjestelmä vai suojattu lähetysalusta ilmoittautumisineen?

2. Muistilista: mitä vaatia tarjouspyynnössä

Kuva ja ääni

• Kameroiden määrä ja se, odotatko aitoa monikameratuotantoa kuvavaihtoineen
• Mikrofonit tarpeen mukaan: langattomat kapulamikrofonit yleisökysymyksiin ja paneeliin, headset-mikrofonit keynote-puhujille
• Esitysten (PowerPoint), videoiden ja grafiikoiden ajo lähetykseen ja salin näytöille
• Valaistus – erityisesti jos tilaisuus taltioidaan myös jälkikäyttöön

Etäyhteydet ja vuorovaikutus

• Etäpuheenvuorojen liittäminen lähetykseen (Teams, Zoom tai Webex) niin, että ääni toimii molempiin suuntiin
• Chat ja yleisökysymykset: kuka moderoi, ja kuuluvatko salin kysymykset myös lähetykseen
• Tarvittaessa kyselyt ja äänestykset sekä osallistujadata tilaajan käyttöön tilaisuuden jälkeen

Tallenne ja saavutettavuus

• Tallenne toimitettuna linkkinä sovitussa ajassa
• Tekstitys erillisenä tiedostona (srt) – julkisella sektorilla tallenne on tekstitettävä saavutettavuusvaatimusten mukaisesti 14 vuorokauden kuluessa
• Mahdolliset editoinnit: sovi editointi- ja kommentointikierrosten määrä etukäteen (tyypillisesti kaksi)

Toimittajan luotettavuus

• Kokemus: esimerkiksi vähintään kolmen vuoden näyttö vastaavista tuotannoista
• Referenssit: pyydä linkki oikeaan toteutettuun lähetykseen – se kertoo laadusta enemmän kuin sanallinen kuvaus
• Varautuminen: varalaitteet ja varayhteys, ja miten tekniikkaa valvotaan lähetyksen aikana
• Aikataulu: rakentaminen, kenraaliharjoitus puhujien kanssa, lähetys ja purku

3. Esimerkkitoimeksianto hinnoiteltavaksi

Selkein tapa saada vertailukelpoiset hinnat on kuvata yksi todenmukainen tilaisuus ja pyytää sille kokonaishinta. Esimerkki, jota voi muokata omaan käyttöön:

Pyydä hinta eriteltynä (esimerkiksi ensimmäinen tunti ja lisätunnit sekä mahdollinen jälkituotanto), niin vertailu on reilua myös eri pituisissa tilaisuuksissa.

4. Näin vertailet tarjoukset

• Katso referenssilähetys oikeasti. Miltä kuva ja ennen kaikkea ääni näyttävät ja kuulostavat? Tämä on luotettavin yksittäinen laatumittari.
• Painota laatua hinnan rinnalla. Julkisissa hankinnoissa tyypillinen jako on esimerkiksi 40 % hinta ja 60 % laatu – suora lähetys on kertaluontoinen, eikä epäonnistumista voi korjata jälkikäteen.
• Arvioi kokonaisuutta: sisältyykö hintaan tekninen henkilöstö, varautuminen ja projektinjohto vai pelkät laitteet?
• Tarkista yhteistyön sujuvuus: nimetty tuottaja tai yhteyshenkilö, selkeä prosessi ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen.

5. Yleisimmät sudenkuopat

1. Tarjouspyyntö pyytää ”striimausta” määrittelemättä kameramäärää – tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia.
2. Etäpuheenvuoroja ei mainita, ja ne kaatuvat tapahtumapäivänä ääniongelmiin (etäosallistuja tarvitsee ammattimaisesti hoidetun ääniyhteyden).
3. Tekstitys ja tallenteen toimitus unohtuvat, ja saavutettavuusvaatimus paukkuu 14 vuorokauden rajaan.
4. Referenssejä ei pyydetä nähtäväksi – valinta tehdään pelkkien mainoslauseiden varassa.
5. Halvin voittaa, mutta hintaan ei sisältynyt teknikkoa, varayhteyttä eikä kenraaliharjoitusta.

Lataa tarjouspyyntöpohja

Lataa valmis tarjouspyyntöpohja

Kokosimme tämän oppaan muistilistan valmiiksi tarjouspyyntöpohjaksi (Word), jonka voit muokata oman tilaisuutesi mukaan. Jätä sähköpostisi, niin lähetämme pohjan sinulle – emme spämmää.

Lue seuraavaksi: Julkishallinnon verkkotapahtumat · Näin valitset studion webinaarille · Saavutettavuusvaatimukset videoille